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Definire il budget annuale è uno step fondamentale per qualsiasi impresa, indipendentemente dalla sua dimensione o settore. Aiuta non solo a stabilire obiettivi concreti e realistici, ma anche a definire le priorità di azione, evitare eccessi di spesa e valutare le performance aziendali. Senza una pianificazione accurata del budget, resta chiaro quindi che si corre il rischio di perdere il controllo delle proprie finanze, prendere decisioni fuorvianti o non essere in grado di valutare l’esito di un progetto.
Proprio alla fine dell’anno, momento in cui le aziende si concentrano nella definizione del budget annuale, vogliamo ripercorrere gli step utili da seguire e approfondire come questi possono essere ottimizzati con l’utilizzo della Business Intelligence (BI).
La BI è un insieme di processi, strumenti e tecnologie che trasformano dati grezzi in informazioni significative, per supportare i Manager nei processi decisionali. Infatti, si basa sulla raccolta, l'analisi e la presentazione di dati aziendali consentendo una più immediata comprensione delle performance e definizione delle strategie aziendali.
Per la definizione del budget annuale, a differenza quindi dell’analisi tradizionale dei dati, offre un approccio più dinamico, accessibile e completo sul contesto aziendale, consentendo più tempestività e agilità nel prendere decisioni.
Approfondiamo i suoi principali vantaggi:
Per guidarti nella creazione del budget 2024, ti consigliamo di seguire le attività riportate di seguito. Inoltre, ad ogni punto, ritroverai esempi pratici di come poter applicare e trarre vantaggio dalla BI.
1. Rivedi i Risultati Finanziari del 2023:
E’ estremamente necessario partire da un’analisi finanziaria dell'anno precedente per ottenere una visione chiara delle entrate, delle spese e del profitto. Non si tratta esclusivamente di calcoli matematici, ma è utile anche approcciare all’attività con uno spirito critico e capire gli eventuali fattori (sia interni che esterni all’azienda) che hanno influito sulle performance finanziarie, positivamente o negativamente.
Ad esempio, fondamentale valutare il panorama economico, la concorrenza e le tendenze di settore.
Applicazione della BI:
Per avere una visione chiara e immediata dei risultati generati dagli investimenti del 2023, la BI è di grande supporto. Infatti, attraverso tecniche avanzate di data cleaning e data matching raccoglie dati provenienti da diverse fonti, interne (come quelli di sistemi contabili, software ERP e CRM) ed esterne (come i social media e i siti web) e li combina. Questo permette una visione completa e in tempo reale sui risultati e un’analisi più immediata e accurata.
Un esempio pratico: Microsoft ha implementato dashboard centralizzate che forniscono una panoramica istantanea delle performance finanziarie globali. Queste dashboard includono metriche chiave come il revenue, il profitto netto e altre metriche finanziarie, permettendo una visione finanziaria più chiara, un’analisi più veloce e maggiore capacità di adattamento alle dinamiche di mercato.
2. Stabilisci gli obiettivi per il nuovo anno:
Utilissimo in questa fase è il confronto con ogni dipartimento strategico aziendale (es. marketing, sales, produzione). Durante delle sessioni dedicate, quindi, ogni team presenterà i propri obiettivi, collegandoli a KPIs, previsioni economiche e risorse finanziarie necessarie per raggiungerli.
Nota importante: sarà fondamentale lavorare sia sugli obiettivi di breve che di lungo termine. Quindi, valutare sia la situazione attuale dell'azienda, identificando le sfide immediate e le opportunità che possono essere affrontate nel breve termine, sia gli obiettivi che definiscono la direzione generale aziendale e che influenzeranno, quindi, le decisioni strategiche chiave.
Applicazione della BI:
Grazie alle dashboard interattive e avanzate della BI, otteniamo una visione chiara degli obiettivi raggiunti nel 2023, semplificando e rivelando informazioni cruciali per le decisioni aziendali e obiettivi del nuovo anno.
A tal punto sarà possibile arrivare a decisioni più concrete, riducendo l'incertezza e migliorando la sostenibilità delle scelte aziendali nel lungo termine.
Un esempio concreto: Starbucks, tramite la raccolta e l'integrazione di dati dalle vendite, feedback dei clienti e social media, utilizza la BI per segmentare la clientela, analizzare le performance delle filiali e monitorare gli stock. Attraverso l'analisi delle tendenze di mercato e dell'efficacia delle campagne, Starbucks adatta strategie di vendita e di marketing, intervenendo sul menù, sui servizi e sulle promozioni. L’utilizzo della BI aiuta quindi l’azienda a ottenere una visione completa degli investimenti, contribuendo così alla definizione di obiettivi annuali concreti e allineati alle dinamiche del mercato.
3. Identificare le Fonti di Entrata:
Fare una mappatura delle fonti di profitto, aiuta a determinare come allocare le risorse finanziarie disponibili, dando peso maggiore ai canali di ingresso più strategici e influenti per l’azienda.
Vediamo quali sono le fonti di entrata che potresti valutare, oltre la vendita di prodotti e servizi, potrai valutare di generare entrate anche da Partnership Commerciali, Licenze, Royalties e attività di affiliazione, così come dalla vendita di Dati e spazi pubblicitari.
Applicazione della BI:
La BI facilita la previsione delle entrate future mediante modelli predittivi basati su algoritmi statistici e machine learning. Questo approccio consente alle aziende di adattarsi alle dinamiche del mercato e prendere decisioni informate basate su proiezioni precise.
4. Previsione degli investimenti e delle vendite:
Analizzare e prevedere questi due fattori ai fini del budgeting annuale, è cruciale per diversi aspetti. In primis, la valutazione degli investimenti fornisce una panoramica chiara dei costi associati a iniziative strategiche, permettendo una gestione efficiente delle risorse e la priorizzazione delle iniziative più redditizie.
D'altra parte, la previsione delle vendite offre una base solida per stabilire obiettivi realistici, guidare la pianificazione finanziaria e facilitare decisioni informate sulla strategia aziendale.
Ecco quindi, cosa è consigliabile fare:
Applicazione della BI:
Con un esempio pratico, vediamo come la BI viene applicata a questo processo:
Amazon pianifica le risorse e il budget annuale analizzando i dati storici sulle vendite, i dati demografici dei propri clienti, i pattern e trend di mercato. Così facendo, è capace di fare previsioni accurate sulle prossime vendite, creando strategie di marketing e gestione delle scorte più efficaci. Infatti, può sfruttare le previsioni per identificare i prodotti e i mercati che hanno maggior potenziale e definire un budget da allocare opportuno.
5. Monitoraggio e Aggiornamenti di strategia:
Cambiamenti nel mercato o interni all’azienda, possono influenzare significativamente le previsioni. Infatti, per mantenere un allineamento costante delle performance rispetto al budget, è necessario un monitoraggio continuo e apportare eventuali modifiche di strategia e/o allocazione di risorse finanziarie.
Per monitorare adeguatamente i risultati è necessario:
Applicazione della BI:
Grazie ai report avanzati della BI, che consentono una visualizzazione integrata dei dati e analisi predittive, l’azienda riesce a monitorare con precisione le performance aziendali, individuando tempestivamente l’esito degli investimenti.
Per approfondire ancor più concretamente come la BI può essere implementata per il data analysis, budgeting e per l’ottimizzazione dei processi interni, vediamo qualche altro caso aziendale:
Se pensi di utilizzare la BI, ci sono diversi strumenti di disponibili sul mercato, ciascuno con le proprie caratteristiche e funzionalità. Ecco alcuni dei tool più noti e utilizzati:
La scelta del tool dipende dalle esigenze specifiche dell'azienda, dalla complessità dei dati e dalle preferenze degli utenti. Inoltre, molte aziende optano per una combinazione di questi strumenti in base alle diverse esigenze dei dipartimenti e delle funzioni aziendali.
Non sfruttare le potenzialità della BI per l’aspetto finanziario del tuo business può portare a carenze di competitività, aumento del margine di errore nell’analisi dei dati e riduzione della capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Quindi, se pensi di volerla implementare al tuo business, ti consigliamo di:
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