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Nel contesto aziendale odierno, caratterizzato da rapidi cambiamenti e alta competitività, la produttività di un team è un elemento cruciale per il successo di qualsiasi organizzazione. La capacità di gestire efficacemente il tempo, pianificare le attività, investire in strumenti volti a velocizzare i processi, non è solo un vantaggio operativo ma una necessità strategica che può determinare la differenza tra il successo e il fallimento di un’azienda o di un progetto.
Per un Manager, garantire che il proprio team operi al massimo della produttività significa non solo raggiungere gli obiettivi prefissati, ma anche superare le aspettative dei clienti, migliorare la qualità del prodotto e dei servizi, ridurre i costi di produzione e mantenere un vantaggio competitivo nel mercato.
La produttività di team si riferisce alla capacità di raggiungere obiettivi specifici e generare risultati di alta qualità in modo efficiente e tempestivo. È una misura di quanto un team sia efficace nel trasformare le risorse, come tempo e competenze, in output utili che soddisfino o superino le aspettative degli stakeholder. La produttività di team non è semplicemente una questione di lavorare di più, ma di lavorare meglio, ottimizzando processi e collaborazioni per massimizzare il rendimento collettivo.
Uno studio di Microsoft ha rilevato che i dipendenti trascorrono circa il 57% del loro tempo al lavoro tra riunioni e momenti di comunicazione eccessiva. Ciò equivale a 4 ore e 33 minuti al giorno spesi per gestire la posta elettronica, partecipare alle riunioni e comunicare tramite l'app di chat del team.
Se guardiamo questi numeri in modo più dettagliato, è:
Tutto questo tempo trascorso a comunicare ammonta a un mese e mezzo del totale dei giorni lavorativi all'anno trascorsi in costante comunicazione. Considerando i numeri, non sorprende che il 68% dei dipendenti intervistati affermi di non avere abbastanza tempo per dedicare la propria attenzione a ciò che conta veramente: il lavoro profondo e ininterrotto .
Nel contesto aziendale odierno, la capacità di gestire efficacemente il tempo, pianificare le attività e investire in strumenti che velocizzano i processi interni non è solo un vantaggio operativo, ma una necessità strategica. Come mitigare quindi questo fenomeno? In questo articolo, esploriamo tre metodologie che si sono rivelate efficaci per ottimizzare il lavoro dei collaboratori, migliorare la qualità dei progetti e garantire un uso efficiente del tempo.
Nello specifico, approfondiremo:
· I principali fattori che compromettono la produttività di un team
· Tre metodologie di gestione del tempo e pianificazione delle attività
· Le differenze tra queste metodologie e le loro applicazioni pratiche
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La gestione del tempo e la pianificazione delle attività sono fondamentali per migliorare la produttività di un team e assicurare la qualità dei progetti.
Di seguito quindi, approfondiremo 3 delle metodologie più efficaci: Agile, Waterfall e Lean utili a migliorare l'efficienza e la gestione dei progetti. Andremo quindi ad esplorare quando farne ricorso, i benefici di applicazione e le controindicazioni.
E' un approccio iterativo e incrementale alla gestione dei progetti, che enfatizza la collaborazione continua con il cliente, la flessibilità e la capacità di adattarsi ai cambiamenti, e la formazione di team autonomi e cross-funzionali. Piuttosto che seguire un piano dettagliato dall'inizio alla fine, tale metodo suddivide i progetti in brevi cicli di lavoro chiamati iterazioni o sprint, ognuno dei quali produce un'incremento funzionale del prodotto. Questo approccio permette di ricevere feedback costanti dai clienti e di apportare modifiche rapidamente in risposta a nuove informazioni o cambiamenti nei requisiti.
Il metodo Agile è particolarmente efficace in ambienti dove i requisiti di progetto possono evolversi e dove è fondamentale consegnare rapidamente valore al cliente.
Aziende come Spotify e Microsoft hanno adottato Agile per migliorare la loro capacità di rispondere rapidamente alle esigenze del mercato e di sviluppare prodotti di alta qualità in tempi più brevi.
Quando utilizzarlo:
Processo di applicazione
Il metodo agile si applica attraverso vari framework e metodologie, tra cui Scrum e Kanban (che approfondiremo dopo). L'obiettivo principale è suddividere il lavoro in iterazioni brevi e cicliche, promuovendo il feedback continuo e miglioramenti incrementali.
Vediamo in pratica gli step da seguire:
Approfondiamo ora i benefici e controindicazioni che potrebbe generare:
Benefici
Controindicazioni
Figlio del Metodo Agile, abbiamo il Scrum; ossia un framework per la gestione dei progetti che utilizza iterazioni brevi e fisse chiamate sprints (tipicamente di 2-4 settimane). Ogni sprint dovrebbe produrre un incremento del prodotto potenzialmente rilasciabile.
Quando utilizzarlo:
Come applicarlo:
Benefici
Controindicazioni
Il metodo Kanban è un'altra tecnica che fa parte della metodologia Agile e si concentra sulla gestione del flusso di lavoro in modo visivo. L'obiettivo principale è migliorare l'efficienza operativa e aumentare la produttività del team.
Kanban utilizza una bacheca visiva, che può essere fisica (una lavagna con post-it) o digitale (strumenti software come Trello, Jira, Asana, Hirooks Platform - per info contattaci qui), per mostrare il flusso di lavoro. La bacheca è divisa in colonne che rappresentano le diverse fasi del processo lavorativo, come "Da fare", "In corso" e "Fatto". Le attività, inoltre, sono rappresentate da schede/post-it che si spostano attraverso le colonne man mano che progrediscono. Questo approccio aiuta i team a identificare i colli di bottiglia, ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare continuamente i processi operativi.
Quando utilizzarlo:
Il secondo metodo che analizziamo oggi è il Waterfall. In questo approccio, il progresso del progetto avviene sequenzialmente attraverso diverse fasi predeterminate: analisi dei requisiti, progettazione, implementazione, verifica, e manutenzione. Ogni fase deve essere completata prima che inizi la successiva, con poco o nessun sovrapposizione tra le fasi.
Quando utilizzarlo:
Il metodo Lean è focalizzato sull'eliminazione degli sprechi e l'ottimizzazione dei processi per creare valore per il cliente e si basa su principi come il "Just-In-Time", il miglioramento continuo (Kaizen), e il coinvolgimento dei dipendenti. I benefici del Lean includono riduzione dei costi operativi, miglioramento della qualità, aumento della produttività, e maggiore soddisfazione del cliente.
Quando utilizzarlo
Processo di applicazione
Migliorare la produttività del team attraverso una gestione efficiente dei progetti è essenziale per qualsiasi azienda che mira a crescere e a mantenere un vantaggio competitivo. A tal punto, dopo aver analizzato i 3 metodi che un'azienda può adottare per aumentare la produttività di lavoro del proprio team, invitiamo i manager a valutare attentamente quale approccio si adatta meglio al loro contesto e a sperimentare queste metodologie per vedere i benefici tangibili che possono portare alla produttività e al successo dei progetti. Investire nella formazione e nella crescita del team, oltre che nell'adozione di pratiche di gestione dei progetti efficaci, è un passo fondamentale verso un futuro aziendale prospero e sostenibile.
Se hai piacere ad approfondire l'argomento e comprendere come applicarlo al tuo contesto aziendale, non esitare a contattarci.